経費精算は、どの企業にとっても必要不可欠な業務ですが、多くの場合、手作業で行うことで時間と労力がかかるだけでなく、ミスや不正のリスクも伴います。
経費精算システムを活用することで、これらの課題を解決し、業務効率化を図ることが可能です。
本記事では、経費精算システムが手間をどのように減らすのか、その具体的なメリットや導入時のポイントについて解説します。
1. 経費精算の課題とは？
手作業の非効率さ
従来の経費精算では、紙の領収書を集めて、経費報告書を作成し、それを管理部門が確認して承認するという流れが一般的です。
この方法では、以下のような課題が生じます。
- 領収書の紛失
- 記入ミスや計算ミス
- 承認プロセスの停滞
- 交通費や交際費の仕分けの煩雑さ
不正やミスのリスク
手動での記録や確認作業が多いため、経費の水増し請求や単純な記録ミスが発生しやすくなります。
不正を防ぐための二重チェックはさらに手間を増やします。
2. 経費精算システムの導入によるメリット
経費精算システムを導入することで、これらの課題を解消し、業務の効率化を図ることが可能です。
① 入力作業の簡略化
スマートフォンで領収書を撮影し、OCR（光学文字認識）機能を活用してデータを自動入力する機能が一般的です。
これにより、手書きの記録や手動入力が不要になり、精度が向上します。
② 自動仕分けと連携
システムが自動で経費を仕分けし、会計ソフトと連携してデータを同期できます。
たとえば、交通費は経路検索サービスと連携して正確な運賃を自動計算するため、入力ミスが大幅に削減されます。
③ 承認プロセスの効率化
経費申請から承認までをシステム上で一元管理できます。
承認者はメール通知やプッシュ通知を受け取り、即時対応が可能となるため、承認の遅延を防ぎます。
④ 不正防止とコンプライアンスの強化
経費精算システムには、不正検知アルゴリズムが組み込まれているものが多く、異常な金額や頻度を検知する機能があります。
また、会社の経費ルールをあらかじめ設定することで、規定外の申請を防ぐことができます。
⑤ ペーパーレス化
紙の領収書を電子データ化することで、保管スペースや管理コストを削減し、環境負荷を軽減します。電子帳簿保存法にも対応しているシステムを選べば、法的要件を満たした運用が可能です。
3. 導入時のポイント
経費精算システムを導入する際には、以下の点を考慮することが重要です。
① 自社の課題を明確化
導入前に、自社の経費精算業務でどの部分が最も非効率かを洗い出します。
たとえば、「交通費の計算に時間がかかる」「承認プロセスが遅い」など、具体的な課題を明確にすることで、適切なシステムを選びやすくなります。
② ユーザーフレンドリーなシステムを選ぶ
社員全員が使いやすいシステムを選ぶことが重要です。
直感的な操作性や、スマートフォン対応の有無を確認しましょう。
③ 他のシステムとの連携性
既存の会計ソフトや勤怠管理システムと連携できるかを確認します。
一元化されたデータ管理が可能になれば、さらなる効率化が期待できます。
④ サポート体制の確認
システム導入後も、トラブルが発生した際に迅速に対応してもらえるサポート体制が整っているかを確認しましょう。
4. おすすめの経費精算システム
Freee経費精算
クラウド型経費精算システムの代表格で、OCR機能やモバイルアプリが充実しています。
会計ソフト「Freee会計」との連携がスムーズで、中小企業に特におすすめです。
楽楽精算
交通費や出張費の計算が簡単で、ERPシステムや会計ソフトとの連携が強みです。
マネーフォワード クラウド経費
個人事業主から大企業まで対応できる柔軟性が特徴です。
勤怠管理や給与計算ソフトともスムーズに連携できます。
5. 経費精算システム導入後の効果
実際にシステムを導入した企業では、以下のような成果が報告されています。
- 経費申請にかかる時間を50%削減
- 不正申請の減少
- 経費データの一元化により経理業務の効率が向上
- 業務プロセスの透明性が向上
6. まとめ
経費精算システムを導入することで、手間を大幅に削減し、業務効率を向上させることができます。
企業の規模やニーズに合ったシステムを選び、適切に運用することで、コスト削減や不正防止などの効果を最大限に活用しましょう。
業務の効率化に向けて、まずは無料トライアルやデモを活用し、自社に最適な経費精算システムを見つけてみてください！
