1. 労働時間管理の重要性
企業において労働時間の管理は、生産性の向上やコンプライアンス遵守の観点から極めて重要です。
適切な管理が行われていないと、労働基準法違反による罰則や、従業員のモチベーション低下、過重労働による健康リスクなどの問題が発生します。
特に2020年から適用された「時間外労働の上限規制」により、企業はより厳格な労働時間管理が求められています。
そのため、労働時間を適切に管理し、効率化することは、企業の持続的な成長に不可欠な要素となります。
2. 労働時間管理の現状と課題
2.1. 従来の労働時間管理の方法
多くの企業では、以下のような方法で労働時間を管理してきました。
- タイムカード（紙またはICカード）
- 手書きの勤怠表
- エクセルでの管理
- 管理者の目視確認
しかし、これらの方法には多くの課題があります。
2.2. 労働時間管理の主な課題
① 記録の不正確さ・改ざんリスク
タイムカードや手書きの勤怠表では、打刻忘れや改ざんの可能性があり、正確な労働時間の把握が難しくなります。
② 長時間労働の見逃し
エクセル管理では、時間外労働の傾向をリアルタイムで把握しづらく、長時間労働の是正が遅れる可能性があります。
③ 工数がかかる
人事・総務担当者が毎月の集計作業に多くの時間を割かれるため、本来の業務に集中できません。
④ 法改正への対応が難しい
労働基準法の改正により、36協定や年5日の有給休暇取得義務など、さまざまなルールが追加されました。これらを適切に管理できないと、企業は罰則や労働トラブルに巻き込まれる可能性があります。
3. 労働時間管理の効率化のポイント
これらの課題を解決し、労働時間管理を効率化するためには、以下の方法が有効です。
3.1. 勤怠管理システムの導入
最も効果的な方法は、クラウド型の勤怠管理システムを導入することです。
特に、freee勤怠管理plusやKING OF TIME、ジョブカン勤怠管理などのツールが注目されています。
勤怠管理システムのメリット
- リアルタイムでの労働時間の可視化
- 自動集計による管理工数の削減
- 法改正に対応した設定が可能
- 打刻の不正防止（GPSや顔認証機能の活用）
- アラート機能により残業超過を防止
3.2. フレックスタイム制・テレワークの活用
フレックスタイム制やテレワークを導入することで、労働時間の柔軟な管理が可能になります。
これにより、従業員の満足度向上や生産性向上が期待できます。
具体的な施策
- コアタイムの設定（例：10:00～15:00は勤務必須、それ以外は自由）
- リモートワークでの業務進捗管理
- スケジュール共有ツール（Googleカレンダーなど）の活用
3.3. 残業抑制の取り組み
労働時間の管理だけでなく、無駄な残業を減らす工夫も重要です。
具体的な施策
- ノー残業デーの導入
- 会議の短縮・効率化
- タスク管理ツール（TrelloやNotion）の活用
- 業務プロセスの見直し（RPAの活用など）
3.4. データ活用による労働時間分析
勤怠管理システムから得られたデータを分析し、どの部署が長時間労働になりやすいかを可視化することが重要です。
具体的な施策
- 残業が多い部署の特定と対策
- AIを活用した労働時間予測
- 従業員ごとの生産性分析
4. 労働時間管理の効率化の成功事例
4.1. A社：勤怠管理システム導入による削減効果
A社では、エクセル管理からクラウド型勤怠管理システム（freee勤怠管理plus）に移行。その結果、
- 勤怠集計にかかる時間が月20時間から5時間に削減
- リアルタイムでの労働時間把握が可能になり、残業削減率20％を達成
- 36協定の違反リスクをゼロに
4.2. B社：フレックスタイム制の導入で生産性向上
B社は、コアタイムを10:00～15:00に設定し、フレックスタイム制を導入。その結果、
- 従業員のワークライフバランスが向上
- 業務の効率化により、残業時間が30％削減
- 社員満足度アンケートのスコアが前年度比15％向上
5. まとめ
労働時間管理の効率化は、企業の生産性向上とコンプライアンス遵守の両面で不可欠です。
勤怠管理システムの導入、フレックスタイム制の活用、残業削減施策の実施など、企業の実態に合わせた対策を行うことで、従業員の働きやすい環境を整えつつ、組織全体のパフォーマンスを最大化することが可能です。
今すぐ、自社の労働時間管理の見直しを始めてみてはいかがでしょうか？
